Come gestire i contatti commerciali non è una scienza esatta. Ma è una scienza dannatamente utile. Perché ogni azienda otterrà solamente dei vantaggi organizzando nel modo migliore i propri contatti. Essi, infatti, rappresentano un patrimonio dell’azienda, accessibili a buona parte dei dipendenti.
Ma come gestire i contatti commerciali?
In primo luogo non buttando via niente, creando un database multimediale che contenga uno storico di tutti i contatti. Sia diretti verso i clienti o potenziali tali, sia fra commerciali ed intermediari. Uno storico nel quale devono fare parte anche tutti i documenti inviati o ricevuti. Questo database viene così costruito come un ottimo modo per non perdere nulla di tutti i contatti avuti, anche quelli poi falliti. Perché anche da un contatto che non è diventato cliente si può imparare molto: basta interrogarsi sul perché si è fallito e cosa non è andato bene. Inoltre mantenendo lo storico di ogni cliente si possono pianificare al meglio le azioni future. Costruendo delle proposte quasi ad hoc per ogni singolo cliente, organizzandole al mezzo anche scadenziandole.
Ecco, altro tema molto interessante quando si parla di come gestire i contatti commerciali è proprio questo. Ovvero organizzare la gestione dei clienti attraverso un pratico scadenziario. Ricordando nelle singole schede di ogni cliente o contatto la data e le modalità del primo approccio, le richieste avanzate, le proposte fatte, le possibilità emerse durante il colloquio o le problematiche da risolvere. Oltre agli eventuali “Ci risentiamo fra X mesi perché…”, che ogni tanto le aziende possono dire.
Molto utile è anche dividere le aziende o i contatti commerciali secondo le chiavi di ricerca più comode.
Ovvero, per area geografica oppure per tipologia commerciale. In base alle singole esigenze. Ma quali sono i dati principali da ricordarsi dei singoli clienti in questa organizzazione? Sicuramente l’elenco degli ordini ricevuti, quindi le fatture emesse o ricevute con associate le condizioni di pagamento, listino, scontistiche applicate ed il fatturato degli ultimi anni. Oltre a tutti i riferimenti dei contatti, email e numeri di telefono di titolare o del responsabile del commerciale.
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