L’attività di presa appuntamenti è una forma di direct marketing molto efficace per le aziende: tramite lo strumento telefonico, operatori professionali contattano direttamente i potenziali clienti per pubblicizzare prodotti e servizi aziendali, con l’obiettivo di fissare un appuntamento di presentazione o di vendita (telemarketing).
Come funziona il direct marketing?
Presupposto per la riuscita della presa appuntamenti è la disponibilità di anagrafiche profilate di lead potenzialmente interessati a quanto offerto – cioè di database targettizzati inseriti all’interno di software CRM.
La presa appuntamenti è fondamentale per il successo commerciale di un’azienda, costituendo la prima fase del processo di vendita: una buona telefonata, infatti, apre le porta ad una visita che, ben gestita, può convertire un lead in un cliente effettivo, disposto ad acquistare e, se soddisfatto, a divenire promotore attivo dell’immagine aziendale – non solo con il passaparola, ma anche con la condivisione della propria esperienza positiva sui social network, potentissimi strumenti di pubblicizzazione e di crescita della brand reputation.
È chiaro, quindi, che un operatore di presa appuntamenti deve essere qualificato: non solo deve conoscere il business delle aziende che contatta, ma deve anche padroneggiare specifiche tecniche di comunicazione. Anzitutto, occorre saper superare il filtro (chi risponde alla telefonata e deciderà o meno se passarla alla persona di riferimento): essere tenaci e sicuri ma sempre gentili, non addentrarsi sul motivo della telefonata, cercare di farsi lasciare i dati del contatto utile e, se questo è assente, specificare che si richiamarà in un altro momento.
La presa appuntamenti effettiva avviene quando si è in contatto telefonico diretto con un responsabile. Vale qui la “regola delle tre S”: parlare “sorridendo” (smile), lentamente (slow) e chiaramente (simple), e modulando tono, ritmo e volume della voce per trasmettere al contempo positività e professionalità. In pochi secondi, bisogna spiegare i vantaggi dei beni/servizi proposti suscitando la curiosità dell’interlocutore e rendendolo disponibile ad un incontro commerciale di approfondimento.
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